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REESTRUTURAÇÃO PASSO A PASSO

A consultora Cecília de Almeida Gomes define assim os principais momentos de um processo de reestruturação:

1. Preparar a reestruturação
Em reuniões, os dirigentes da pasta discutem a reestruturação, de forma a buscar o consenso sobre a sua necessidade. Isso é fundamental para assegurar que o processo de reestruturação flua melhor na organização.

2. Estruturar a equipe que implementará a reestruturação
É possível fazer uma reestruturação com uma equipe formada exclusivamente por funcionários da pasta, devidamente capacitados. O mais comum, no entanto, é contratar-se consultoria externa para dar apoio técnico ao processo. A equipe interna deve envolver-se em todas as etapas da reestruturação, aportando conhecimento sobre as atividades e a cultura do órgão. É desta equipe também o papel de comunicar internamente a mudança em preparação.

3. Analisar os modelos de estrutura e gestão da pasta, para elaborar um diagnóstico
A equipe identifica os processos decisórios e respectivos responsáveis – no que diz respeito ao gerenciamento dos resultados e custos, processos de trabalho, gestão de pessoas e atendimento aos cidadãos. Além disso, devem-se identificar e analisar os problemas organizacionais decorrentes do critério de departamentalização da estrutura, do modelo de centralização/descentralização, da comunicação interna e do alinhamento entre macropocessos e definições estratégicas.

4. Definir o novo modelo de gestão
Neste momento, especificam-se os processos do modelo de gestão, estabelecendo-se o papel de cada gestor nas decisões organizacionais. Além disso, definem-se diretrizes para a nova estrutura organizacional, tendo em vista superar os problemas identificados no diagnóstico. O novo modelo e as diretrizes devem passar por um processo de validação.

5. Definir a nova estrutura organizacional
Este é o momento em que se estabelecem as principais competências e atribuições das unidades e cargos, a partir de um amplo processo de discussão com todos os envolvidos. A participação ampla é fundamental para que todos se “localizem” na nova proposta. Após o refinamento da proposta, é estabelecido um novo quadro de cargos comissionados e funções gratificadas, calculando-se os eventuais benefícios da reestruturação em termos de economia de custos para o Estado.

6. Implantar a nova estrutura
Para formalizar a nova estrutura do órgão, elabora-se minuta do decreto de reestruturação, que é encaminhado para a Casa Civil e posteriormente publicado no Diário Oficial. A partir daí, inicia-se o delicado processo de mudança. Desenha-se e põe-se em execução um plano de migração das atividades e unidades atuais para o novo modelo. Para assegurar o êxito do processo, é importante que os dirigentes dêem especial atenção às pessoas que terão suas posições alteradas, comunicando-as sobre a mudança o mais rápido possível. A nova estrutura deve passar por uma avaliação periódica, para que se possa checar sua adequação à estratégia organizacional e ao modelo de gestão.